Фактурата е данъчен документ. Като данъчно задължено лице сте длъжни да издадете фактура за извършена от вас доставка на стока или услуга, освен когато доставката се документира с протокол (чл.113 от ЗДДС). Правилата за фактуриране са приложими за всички, които извършват независима икономическа дейност – търговци, земеделски производители, лица на свободна професия и физически лица. Издавате фактура без значение дали сте регистрирани по ДДС или не.

Фактурата издавате:

• На хартиен носител или в електронен формат.
• В два екземпляра –един за получателя и един за вас като доставчик.
• Не по-късно от 5 дни от датата на възникване на данъчното събитие за доставката (в общия случай това е датата на извършване на продажбата или извършване на услугата) или от получаване на авансово плащане

При вътреобщностни доставки, включително в случаите на авансово плащане, издавате фактурата не по-късно от 15-о число на месеца, следващ месеца, през който е възникнало данъчното събитие (чл. 113, ал. 5 от ЗДДС).

Образец на фактурата

Няма специален образец на фактурата, но тя трябва да съдържа следната информация (реквизити) (чл. 114, ал. 1 от ЗДДС):

• наименование – ”ФАКТУРА”;
• номер, който е десетразряден, с арабски цифри, без пропуски и повторения;
• дата на издаване;
• доставчик – име, адрес, ЕИК и ИН по ЗДДС;
• получател – име, адрес, ЕИК и ИН по ЗДДС;
• количество и вид на стоката, вида на услугата, както и техните единични цени;
• данъчна ставка в проценти – 20%, 9% или 0%, като когато ставката е нулева или данъкът се дължи от получателя, основанието за прилагането на нулева ставка или неначисляване на данъка;
• сума на сделката, включително данъчна основа и ДДС – това е общата сума на описаните във фактурата стоки и услуги с техните мерки, количества, единични цени и обща сума;
• дата, на която е възникнало данъчното събитие за доставката или е получено авансовото плащане;
• при вътреобщностна доставка на ново превозно средство, обстоятелство, определящо превозното средство като ново.

Фактурите, издавани от регистрираните по ЗДДС лица трябва да притежават и трайно вписани:

• пореден номер;
• гриф „оригинал”;
• наименование;
• идентификационен номер;
• идентификационен номер по ДДС на доставчика.

Случаи, в които издаването на фактура не е задължително

Нямате задължение за издаване на фактура, но няма и забрана за издаване на такава, в следните случаи (чл.113, ал.3 от ЗДДС):

• доставки, по които получателят е данъчно незадължено физическо лице;
• доставки на финансови и застрахователни услуги (по чл. 46 и 47 от ЗДДС);
• продажби на самолетни билети;
• безвъзмездни доставки;
• доставки на услуги по електронен път от лица, неустановени в общността;
• доставки от нерегистрирани по закона физически лица, различни от еднолични търговци, когато за тези доставки издаването на документ не е задължително съгласно ЗДДФЛ, или се издава документ по реда на специален закон, или се издава сметка за изплатени суми или документ по чл. 9 от ЗДДФЛ.

Ако като доставчик или получател желаете да бъде издадена фактура в някой от посочените тук случаи, трябва да окажете съдействие на другата страна за издаването.

Отчет за извършените продажби

Когато сте регистрирани по ЗДДС и сте се възползвали от възможността да не издадете фактура за някой от предвидените по горе случаи, имате задължение да съставите отчет за извършените продажби през данъчния период. Срокът е последният ден от данъчния период, който съдържа обощена информация за общата сума на:

• данъчните основи и общата сума на данъка на облагаемите доставки – поотделно в зависимост от данъчната ставка;
• данъчните основи на освободените доставки.
• данъчните основи на доставките, които не са освободени, но за които не се начислява данък.

Трябва да правите разлика между отчета за извършените продажби и отчета от касовия апарат.

• Отчетът от касовия апарат включва суми, за които сте задължени да издадте фискален бон (най-общо казано, при получени плащания в брой), включително и тези за които има издадени фактури.
• Отчетът за извършените продажби отразява продажби, за които не е издадена фактура, независимо от начина на плащане.

Поправка на грешки във фактури

Ако в издадена фактура е допусната грешка, трябва да я анулирате и да издадете нова фактура, тъй като добавки и поправки във вече издадена фактура не са разрешени.

В качеството си на доставчик (издател на фактурата) следва да съхранявате всички екземпляри на анулираната фактура, включително екземпляра, предназначен за получателя по доставката – вашия клиент.

Когато сгрешеният документ е отразен във вашия дневник за продажбите или в дневника за покупките на получателя, съставете и протокол за всяка от страните, който съдържа:

• основанието за анулиране,
• номера и датата на документа, който се анулира,
• номера и датата на издадения нов документ,
• подпис на лицата, съставили протокола за анулирането.

Промяната в данъчните задължения, до която водят измененията в анулираните фактури, налага измененията да бъдат отразени в дневниците на участниците в доставката, по повод на която са издадени. Начинът, по който се отразява анулирането им зависи от това дали корекцията на данните в тях се извършва в данъчния период, в който е издаден съответният документ, или след това. Вижте: Приложение №12 от ППЗДДС .